Có thể nói với những tính năng tiện dụng, tiện lợi và dễ sử dụng thì tài liệu pdf hiện là một trong những định dạng tệp văn bản được xem là phổ biến nhất vào thời điểm hiện tại. Vậy File PDF là gì? Hãy cùng với mình trả lời thắc mắc trong bài viết phía dưới nhé!!
File PDF là gì?
File PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu di động, tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe Systems. File PDF và cũng là định dạng Word, PDF hỗ trợ văn bản thô cùng với font chữ, hình ảnh, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác.
Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường thực hiện công việc không giống nhau. Đây cũng chính là ưu thế vượt trội mà PDF sở hữu làm cho định dạng này trở nên phổ biến, cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.
Một số dấu hiệu chính của tệp PDF
Các dấu hiệu của tệp PDF:
- File PDF thường có kích thước khá nhỏ nên dung lượng nhỏ đơn giản sẻ chia qua mạng internet.
- File PDF được hỗ trợ mã hóa bởi rất nhiều ứng dụng cho nên tính bảo mật rất cao.
- PDF được xem và trình bày trên bất kỳ thiết bị gồm có: Máy tính, laptop, các thiết bị di động, smartphone…
- Tạo tệp và chuyển đổi sang các tệp văn bản khác đơn giản.
Ưu điểm của định dạng PDF
Để tệp PDF được người sử dụng sử dụng phổ cập thì chắc chắn một điều là nó có rất nhiều ưu thế, phía dưới là một vài ưu thế phổ biến nhất các bạn cùng tham khảo.
File PDF có thể nói là có độ bảo mật cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người sử dụng chọn.
Sự đa dạng về hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động.
File PDF cũng có những tính năng với những văn bản thông thường, các định dạng PDF còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên toàn bộ các môi trường thực hiện công việc không giống nhau.
Đáng lưu ý của tệp PDF có thể nói đến đó là kích thước các tệp thường khá nhỏ,chính vì nhỏ nên khi người sử dụng sẻ chia và sao chép thường đơn giản cho người đọc.
File PDF khác gì tệp Word?
Sự không giống nhau giữa PDF và Word (DOC) là:
- DOC là định dạng tệp được xây dựng bởi Microsoft; còn PDF là định dạng tệp văn bản phổ biến của Adobe Systems.
- Microsoft Word được sử dụng để tạo và thay đổi các tệp DOC; còn Adobe Acrobat sử dụng để tạo các tệp PDF.
- Có thể sử dụng Word để thay đổi các tài liệu được xây dựng bằng Word tuy nhiên lưu ở định dạng PDF. Còn việc thay đổi tệp PDF được tạo bằng Acrobat phải thông qua ứng dụng của bên thứ 3.
- Về thực chất, DOC là độc quyền và PDF là nguồn mở.
- Việc chuyển giao thông tin trong tệp DOC thường kém chuẩn xác hơn, trong quá trình đó tệp PDF có thể giữ nguyên chuẩn xác thông tin và hình thức của tài liệu.
PDF hoạt động ra sao?
Để khắc phục những vướng mắc khi trong văn bản có hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Những nhà tăng trưởng ứng dụng tiếp tục sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính.
Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đáng lưu ý trong tài liệu của mình. Thay vì lưu toàn bộ dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin trọng yếu từ thư mục thiết lập font chữ trên máy tính. Việc này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.
Nó vẫn hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu như như bạn mang tệp đó đến một máy tính khác mà không thiết lập phông chữ đáng lưu ý của bạn, nó sẽ trông không kiểu như vậy nữa.
Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành toàn bộ thời gian để xây dựng một tài liệu trọng yếu. Sau đó có nó trông kinh khủng bởi vì bạn thường không thể giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.
Tại sao PDF lại trọng yếu?
Có thể nói tính di động của tệp PDF rất trọng yếu vì nó thể hiện ở điểm các tệp tệp PDF khi mở ở bất kỳ thiết bị nào thì nó cũng trông rất giống nhau. Chính vì vậy mà mặc dù bạn sử dụng bằng Windows 10, Mac, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP, Chrome OS, Android bạn mở tệp PDF nào thì chúng luôn thích hợp.
Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Nó gồm có phông chữ, biểu đồ, hình ảnh và dường như chúng vẫn chưa có vướng mắc nào.
Tại sao PDF lại trở nên trọng yếu con người cùng so sánh một ví dụ sau nhé khi mà bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xuất hiện nếu như người nhận của bạn, những người bạn gửi tài liệu qua không sử dụng Microsoft Word trên máy tính hay một thiết bị nhận dữ liệu nào đó.
Họ có thể mở bằng một ứng dụng khác đó là Google Docs. Nhưng như vậy thì tài liệu của bạn sẽ trông rất khác vì docs hiển thị các tệp theo một cách không giống nhau, nó sẽ bị thay đổi văn bản gốc, định dạng của bạn.
Nếu bạn tập trung thời gian để trình bày văn bản dưới dạng bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác, toàn bộ chúng đều sẽ bị thay đổi cách trình bày, không như văn bản gốc của bạn.
Đến đây thì PDF trở nên phổ biến và trọng yếu vì theo nguyên tắc và ý nghĩa của tệp PDF là những tệp nghĩa là để xem. Những gì khi mà bạn trình bày văn bản, hình ảnh, phông chữ, bạn nhấn save là những gì người khác nhận được sẽ xem được.
Thậm chí người nhận không hẳn phải cài một trình đọc. Hầu hết những trình duyệt web, máy tính, điện thoại đều có tính năng mở các tệp PDF một cách đơn giản mà không gặp vướng mắc trở ngại. Chính vì điều này mà tệp PDF trở nên phổ biến.
Phần mềm đọc tệp PDF
Một số ứng dụng đọc tệp PDF là:
Foxit Reader
Nhắc đến Foxit Reader chắc chắn ai sử dụng máy tính, thiết bị điện tử để truyền dữ liệu thì đều biết tới Foxit Reader. Nó là một ứng dụng đọc tệp nổi tiếng vì độ gọn nhẹ, thích hợp với mọi cấu hình máy tính.
Hiện nay công nghệ thông tin tăng trưởng nên ứng dụng Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo password, chữ ký, tạo tệp PDF mới…. và còn nhiều tính năng khác.
Với Foxit Reader vào thời điểm hiện tại có nhiều yêu điểm mà được phần đông người sử dụng ưa thích như:
- Phù hợp với hầu hết mọi cấu hình máy tính hiện hành.
- Có thể để lại bình luận trong tệp PDF.
- Dễ dàng tạo tập tin PDF mới.
- Có hỗ trợ phiên bản dành cho điện thoại.
- Gọn nhẹ, dễ sử dụng.
- Có phiên bản miễn phí và trả phí.
Adobe Reader
Ông lớn Adobe đã cho ra đời một ứng dụng đó là Adobe Reader so với ứng dụng Foxit Reader thì ứng dụng Adobe Reader cũng thuộc top ngang hàng với Foxit Reader, họ sinh ra là một 9 một 10.
Nếu bạn đang phân vân chọn một ứng dụng thì để sử dụng tệp PDF thì chắc chắn đây sẽ là một gợi ý cho bạn. Với Adobe Reader có rất nhiều ưu thế mà bạn sở hữu thể tham khảo.
Ưu điểm của Adobe Reader là:
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, Có thể tạo ghi chú trên tập tin PDF.
- Kết nối với đám mây để lưu trữ và sẻ chia tập tin PDF trực tuyến.
- Với Adobe Reader có phiên bản dành cho điện thoại bạn sẽ thay đổi, chuyển đổi, bạn sẽ xem, tạo chữ ký… bạn còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng pdf Load tệp PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader.
- Hiện tại thì nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ này nên người sử dụng hoàn toàn miễn phí
Đọc tệp PDF bằng trình duyệt web website
Với ứng dụng này bạn không cần cài thêm bất kỳ một ứng dụng nào khác, vì đọc tệp PDF bằng trình duyệt web website bạn sẽ sử dụng bất kỳ trình duyệt web website nào như Mozilla Firefox , Google Chrome, Micorosft Edge để đọc tệp PDF.
Với cách làm vô cùng đơn giản là bạn chỉ việc kéo tệp PDF rồi thả vào trình duyệt web là xong.
Ưu điểm của các trình duyệt web đọc tệp PDF là:
- Nhanh, tiên, đủ sử dụng thích hợp cho những bạn ít phải thực hiện công việc với PDF nhiều. Giao diện đơn giản dễ sử dụng.
- Đọc tệp PDF bằng trình duyệt web website đã có sẵn trên Windows, người sử dụng không hẳn phải cài thêm ứng dụng về; trong đó còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.
Nhược điểm còn tồn tại của các trình duyệt web đọc tệp PDF là:
- Chỉ sử dụng được mở mức cơ bản như là đọc tệp PDF, phóng to, thu nhỏ, xoay và in đó cũng là yếu điểm lớn nếu như như bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi thực hiện công việc.
Cách tạo tệp PDF từ tệp Word, Excel, Powerpoint đơn giản
Bước 1: Bạn mở Microsoft Word 2013, bạn thực hiện công việc và nhập thông tin cần thực hiện công việc vào tệp sau đó bạn vào Menu File, chọn Save As. Bước tiếp theo.
Bước 2: Tại đây xuất hiện phần name tệp thông tin bạn đang cần lưu dưới dạng PDF, bạn nhập vào tên của FIle vào ô File Name, và chọn PDF(*.pdf) ở ô Save as type, sau đó bạn lưu đuôi PDF lại là bạn đã thành công trong việc tạo và lưu một tệp dưới dạng đuôi pdf.
Cách tạo tệp PDF từ tệp Exel đơn giản nhất:
Bước 1: Mở bảng tính trong Microsoft Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành tệp PDF.
Bước 2: Nhấn File > Print > Microsoft Print to PDF.
Bước 3: Nhấn Print để tạo tệp PDF từ Excel.
Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại, chọn Save.
Cách tạo tệp PDF từ tệp Microsoft PowerPoint đơn giản nhất:
Bước 1: Mở slide PowerPoint mà bạn chuyển sang định dạng PDF.
Bước 2: Chọn File > Print > Microsoft Print to PDF.
Bước 3: Nhấn Print để tạo tệp PDF từ PowerPoint.
Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại tệp PDF.
Hy vọng bài viết trên đây giúp cho bạn hiểu rõ hơn về tệp PDF là gì, và cũng là cách tạo tệp PDF từ tệp Word, Excel, Powerpoint đơn giản. Hãy cùng theo dõi mình để cập nhật những thông tin mới thú vị nhé!